ธุรกิจควรเลิกใช้ Excel จัดการงานเมื่อไหร่

ถ้าคนทำงานกับข้อมูลมีคนเดียว ข้อมูลมีไม่กี่ร้อยแถว และไม่มีใครต้องรอผลจากไฟล์นั้น Excel คือเครื่องมือที่คุ้มที่สุด ไม่ต้องจ้างใครและแก้สูตรเองได้ทันที การรีบทำระบบตั้งแต่วันแรกจึงไม่จำเป็น และบางครั้งก็เป็นการลงทุนที่เร็วเกินไป

จุดที่ควรเริ่มสังเกตคือเมื่อไฟล์นั้นกลายเป็นศูนย์กลางของงาน คือมีคนอื่นต้องรอ ต้องถามหา หรือต้องขออนุญาตก่อนแก้

ลองไล่ดูรายการต่อไปนี้ ถ้าตรงกันตั้งแต่สามข้อขึ้นไป แปลว่าต้นทุนของการใช้ Excel ต่อเริ่มสูงกว่าต้นทุนของการทำระบบ

ระบบเก็บข้อมูลไว้ที่เดียวและให้ทุกคนทำงานกับชุดเดียวกัน จึงไม่มีเวอร์ชันซ้อนกัน การพิมพ์ครั้งเดียวไหลไปยังทุกที่ที่ต้องใช้ และกำหนดได้ว่าใครดูหรือแก้ส่วนไหนได้ ถ้ามีใครแก้ผิดก็ย้อนดูประวัติได้

อีกเรื่องที่มักถูกมองข้ามคือรายงาน เมื่อข้อมูลอยู่ในโครงสร้างเดียวกัน ยอดขายประจำวัน สต็อกที่ใกล้หมด หรืองานที่ค้างนาน ดึงออกมาดูได้ทันทีโดยไม่ต้องนั่งรวมไฟล์ปลายเดือน

การเปลี่ยนไม่จำเป็นต้องเป็นแบบหน้ามือเป็นหลังมือ ระบบที่ดีนำเข้าข้อมูลเดิมจากไฟล์ Excel ได้ และส่งออกกลับเป็น Excel ได้เมื่อบางคนยังอยากใช้ไฟล์ในมือ ธุรกิจจำนวนมากเริ่มจากแทนเฉพาะส่วนที่เจ็บที่สุดก่อน เช่น ตารางออเดอร์ แล้วค่อยขยายเมื่อทีมคุ้นเคย

ถ้าอยากรู้ว่าส่วนไหนของคุณควรเริ่มก่อน ลองเขียนว่าไฟล์ไหนมีคนแตะมากที่สุดและมีปัญหามากที่สุด ไฟล์นั้นมักเป็นคำตอบ

เก็บตัวอย่างไฟล์จริง (ลบข้อมูลที่เป็นความลับได้) และจดว่าใครใช้ไฟล์นั้นบ้างในแต่ละวัน ทำอะไรกับมัน และอะไรที่ทำให้หงุดหงิดที่สุด รายการเหล่านี้ทำให้ประเมินขอบเขตและราคาได้แม่นกว่าการบอกว่าอยากได้ระบบ